RFI（情報提供依頼書）とRFP（提案依頼書）は、どちらもシステムや製品の導入プロセスで使用される文書ですが、目的と内容が異なります。RFIはベンダーの情報を広く集めるためのもので、RFPはより具体的な提案を求めるものです。一般的に、RFIで候補を絞り込んだ後、RFPを送付して具体的な提案を比較検討します。
RFI（情報提供依頼書）
- 目的:ベンダーの基本情報や技術力、実績などを把握し、導入候補を絞り込むため。
- 内容:企業概要、事業内容、提供サービス、実績、技術力、連絡先など、一般的な情報が中心。
- タイミング:RFPを作成する前に、ベンダーの情報を収集するために使用する。
- 特徴:幅広い情報を収集するため、詳細な要件や提案は求めない。
RFP（提案依頼書）
- 目的:導入したいシステムや製品の具体的な要件や要望を伝え、ベンダーから詳細な提案や見積もりを求めるため。
- 内容:導入目的、現状分析、システム要件、機能要件、非機能要件、スケジュール、予算など、具体的な内容が中心。
- タイミング:RFIで候補を絞り込んだ後、詳細な提案を比較検討するために使用する。
- 特徴:具体的な提案を求めるため、RFIよりも詳細な内容を記載する。
関係性
RFIとRFPは、システム導入プロジェクトにおいて、情報収集と提案依頼という役割を分担し、相互に連携して活用されます。
1. 情報収集:まず、RFIでベンダーの情報を収集し、導入候補を絞り込みます。
2. 提案依頼:次に、RFPで具体的な要件を伝え、ベンダーから詳細な提案を求めます。
3. 比較検討:複数のベンダーから提出された提案を比較検討し、最適なベンダーを選定します。
このように、RFIとRFPを適切に使い分けることで、効率的かつ効果的にベンダーを選定し、プロジェクトを成功に導くことができます。
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